ALGEMENE VOORWAARDEN
Wil je meedoen aan een evenement van Story Encounters?
Daar zitten bepaalde spelregels aan verbonden, ook bekend als algemene voorwaarden. Deze zijn bedoeld om de samenwerking tussen Story Encounters, klanten en deelnemers zo soepel en veilig mogelijk te laten verlopen.
Deze algemene voorwaarden zijn ingedeeld in vier categorieën:
- Bedrijfsgegevens
- Reserveringen en offertes
- Betalingen
- Veiligheid en aansprakelijkheid
Laatste update: 1 november 2024
BEDRIJFSGEGEVENS
Story Encounters
Eigenaar: Matthijs van Staalduine
Hanenberglanden 237
7542 EX Enschede
KvK 64885909
IBAN NL61INGB0007057515
T.A.V. MJ van Staalduine
BTW BTW NL001919592B27
HANDELSNAAM
Story Encounters is een handelsnaam van Mats Taal dat bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven met dezelfde bedrijfsgegevens.
WERKZAAMHEDEN
Story Encounters organiseert en ontwerpt real life gaming evenementen en workshops.
RESERVERINGEN EN OFFERTES
Story Encounters organiseert Table Encounters, Live Encounters, en Workshops.
Ondanks dat dit verschillende soorten evenementen zijn, is het voortraject simpel te onderscheiden in twee categorieën: Open evenementen, en boekingen.
OPEN EVENEMENTEN
Dit zijn evenementen die worden georganiseerd door Story Encounters. Elke deelnemer koopt hiervoor zelf een kaartje via Weeztix. Heb je dit gedaan? Dan stem je ook automatisch in met de voorwaarden voor dat evenement en de voorwaarden van Weeztix.
Heb je een kaartje gekocht, maar zie je toch af van deelname? Dan kun je tot een week voor het evenement kosteloos annuleren en krijg je 100% van je inschrijving terug.
Annuleer je minder dan een week van tevoren, maar meer dan 24 uur? Dan krijg je 50% van je ticket terug. Je kunt er dan ook voor kiezen om je ticket door te verkopen. Annuleer je binnen 24 uur voor aanvang, of kom je op de dag zelf niet opdagen? Helaas, dan kun je niets terug krijgen.
Mocht een openbaar evenement niet doorgaat vanwege onvoldoende inschrijvingen of overmacht aan de kant van Story Encounters, dan wordt er eerst gekeken naar een passende oplossing (bijvoorbeeld een evenement met minder spelers of een andere datum). In het geval van annulering krijgen alle deelnemers hun volledige inschrijving terug.
BOEKINGEN
Wil jij – eventueel namens een organisatie – een heel evenement boeken? Dan krijg je een offerte op maat. Bevestiging van je offerte kun je mondeling geven, maar bij voorkeur op schrift – een mailtje werkt hiervoor prima!
OFFERTE
Op de offerte staan de datum, locatie, aanvangstijd, aantal deelnemers, en een algemene omschrijving van het evenement. Deze worden met instemming van de offerte vastgelegd, en daarmee ga je ook een betalingsverplichting aan.
Het aanbod is 14 dagen geldig, of tot de vervaldatum vermeld op de offerte, als deze op minder dan twee weken voor het evenement ligt. Als je binnen deze 14 dagen niets laat weten, komt de offerte automatisch te vervallen.
Deze offerte ga jij persoonlijk aan, of namens jouw juridische organisatie, ook als je voor een groep boekt. Wanneer jouw deelnemers of derden weigeren hun inschrijfgeld aan jou te betalen, is Story Encounters hier niet voor verantwoordelijk.
ONVERWACHTHEDEN
Wat als jij op het laatste moment toch uitvallers hebt, of dingen veranderen?
Dan probeert Story Encounters een gepaste oplossing te regelen. Voor Table Encounters / Jubensha’s geldt: het deelnemersaantal ligt vast. Als er minder deelnemers komen dan gepland, kun jij of Story Encounters proberen een vervangende deelnemer te regelen, of met een andere Table Encounter voorstellen voor de gepaste hoeveelheid spelers.
Voor Live Encounters en Workshops kan de hoeveelheid deelnemers tot een week voor het evenement met 20% worden verhoogd of verlaagd. Het factuurbedrag wordt hierop aangepast. Met nog meer uitvallers betaal je alsnog 50% van hun inschrijfkosten.
ANNULERINGEN
Heb je ingestemd met een offerte, maar zie je toch geheel af van het evenement en wil je annuleren? Tot één week voor het evenement betaal je dan 50% van de offerteprijs, plus eventuele annuleringskosten van derden (zoals locatiehuur of catering).
Annuleer je minder dan een week van tevoren, dan betaal je helaas de volle 100%.
FOUTEN VANUIT STORY ENCOUNTERS
Wij doen ons best om jou een leuk evenement te bezorgen, maar soms gaan dingen niet zoals gepland. Dit proberen we altijd op te vangen door een alternatief aan te bieden.
Voldoen we niet aan je verwachtingen, dan doen wij ons best om korting te geven op het evenement. Hierbij geldt overmacht zoals slecht weer, files, etc als verzachtende omstandigheid. Wanneer Story Encounters het evenement in zijn geheel niet kan verzorgen krijg je 100% van je geld terug als restitutie. Wel zullen we dan ons best doen om het evenement te verplaatsen voor we het annuleren, uiteraard in overleg.
FOUTIEVE OFFERTE
Een vergissing is menselijk. Mocht er een fout staan op de offerte van één van beide kanten, dan proberen wij er samen uit te komen en een gepaste oplossing te vinden. Een reeds getekende offerte aanpassen kan daarom ook alleen als beide partijen daarmee instemmen.
BETALINGEN
Als je instemt met de offerte, ga je automatisch een betalingsverplichting aan. Wij vragen je om deze factuur binnen 14 dagen te betalen, tot maximaal 7 dagen voor het evenement. Als er dingen wijzigen (zie hierboven) krijg je na het evenement een verrekening van de daadwerkelijke kosten. Dat betekent dat je dan bijvoorbeeld geld terug krijgt, of bijbetaalt voor extra deelnemers.
BETAALWIJZEN
Betalingen kunnen worden gedaan via overboeking. Daarnaast kunnen bedragen onder de €100 ook betaald worden via Paypal of via een betaalverzoek. Tickets voor openbare evenementen worden gekocht via Eventix, waar je ook met creditcard of ideal kan betalen.
OP TIJD BETALEN
Story Encounters vraagt je om op tijd te betalen, want wij maken ook kosten. Ben je het vergeten? Dan sturen we je kosteloos een herinnering. Betaal je dan alsnog niet binnen 8 dagen? Dan brengen wij buitengerechtelijke incassokosten in rekening volgens de wet normering buitengerechtelijke incassokosten en besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
HEB JE EEN VRAAG? NEEM DAN CONTACT OP
VEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID
Story Encounter evenementen zijn leuk, en om ze leuk te houden, doen we ons best om ze ook veilig te houden. Je doet mee op eigen risico, maar wij zorgen er wel voor dat dat risico zo klein mogelijk wordt.
SCHADE EN VERWONDINGEN
- Meedoen is op eigen risico
- Schade aan jezelf, je bezittingen, schade aan de locatie en bezittingen van derden zijn je eigen verantwoordelijkheid
- Schade aan jezelf of je bezittingen door Story Encounters of een van de spelleiders van Story Encounters is voor onze rekening, tot het maximum van onze verzekering.
- Schade aan bezittingen van Story Encounters, zoals spelmateriaal of kostuums, is voor rekening van de deelnemer. Als de deelnemer onbekend is, wordt de schade verhaald op de offerteondertekenaar.
VEILIGHEID
- Volg altijd de instructies van de Spelleiders
- Houd rekening met elkaar, zowel qua fysieke veiligheid als emotionele veiligheid
- Overmatig gebruik van alcohol of drugs kan uitsluiting van deelname veroorzaken
- Wanneer LARP gevechten plaatsvinden, zullen deze uitsluitend buiten plaatsvinden, en is elke deelnemer verplicht een korte veiligheidsinstructie te volgen
- Tijdens gevechten wordt fysiek geweld, of gebruik van voorwerpen voor geweld, niet getolereerd, met uitzondering van LARP-veilige wapens
PARTNERS
Story Encounters werkt samen met derden. Denk aan locaties, catering, verhuur van kostuums en spelonderdelen, maar ook externe spelleiders die worden ingehuurd door Story Encounters. Deze externe krachten vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van Story Encounters. Een geschil tussen een klant en externe kracht wordt daarom behandeld door Story Encounters.
PRIVACY
Story Encounters gaat serieus om met je privacy. We delen niet zomaar je foto’s of persoonsgegevens. Jouw gegevens gebruiken we om de evenementen te organiseren en om aan wettelijke verplichtingen te doen, zoals betalingsgegevens. Ook kan het daarom zijn dat we medische gegevens, zoals allergieën en diëten, moeten doorspelen aan derden, zoals catering. Dit gebeurt altijd anoniem.
Kijk voor meer informatie op onze website onder privacyverklaring.